Die Stadt Weinheim sucht im Referat des Oberbürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit

eine Sekretärin / einen Sekretär (w/m/d)

Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 7 TVöD.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere
  • Selbstständige Sekretariatsarbeit (u.a. Terminvereinbarungen intern und extern, Wiedervorlagenüberwachung)
  • Büromanagement
  • Rechnungssachbearbeitung, Berechnung von Zuschüssen für Partnerschaftsbegegnungen
  • Verwaltung der Besprechungsräume im Rathaus
  • Organisation der regelmäßigen Empfänge und von einmaligen Veranstaltungen (u.a. für Gäste aus dem Ausland, Ehrungen, Schüleraustauschmaßnahmen)
  • Beschaffung von Repräsentationsgeschenken
  • Verwaltung der schriftlichen Grußworte des Oberbürgermeisters
  • monatliche Bearbeitung von Ehe-/Altersjubiläen (u.a. Auswertung der Daten für die Verwaltungsstellen und die Kernstadt, Vereinbarung von Gratulationsterminen)
  • Weihnachtspost des Oberbürgermeisters
Unsere Erwartungen
  • Eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten / zum Verwaltungsfachangestellten oder ein vergleichbarer Ausbildungsabschluss mit einem Schwerpunkt im Büromanagement
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel) und GroupWise
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
  • Ausgeprägtes Serviceverständnis im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
  • Diskretion und Loyalität sowie ein offenes, freundliches und kompetentes Auftreten
  • Präzise Auffassungsgabe verbunden mit einem sehr guten Zeitmanagement
  • Bereitschaft zur Arbeit außerhalb der normalen Dienstzeiten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 15.11.2019.

Sie können diese über folgende Wege an uns senden:
Papierform: Stadt Weinheim, Personal- und Organisationsamt, Postfach 100961, 69449 Weinheim
Elektronische Form: als zusammenhängendes PDF an personalamt@weinheim.de

Für fachliche Fragen steht Ihnen Frau Lohrbächer-Gérard (Tel. 06201/ 82 397) und für personalrechtliche Fragen Herr Herfurth (Tel. 06201 / 82 646) gerne zur Verfügung.

Unsere Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung  finden Sie auf unserer Internetseite weinheim.de/stellenangebote (105 KB). Sie können diese auch per Mail oder telefonisch anfordern.

Anschrift

Stadt Weinheim
Personal- und Organisationsamt
Obertorstraße 9
69469 Weinheim

Vorübergehend finden Sie die Personal- und Organisationsabteilung hier:
Albert-Ludwig-Grimm
Straße 16
Untergeschoss

Tel.: 06201 / 82 - 293
Fax: 06201 / 82 - 433
personalamt@weinheim.de

Anfahrtsplan Rathaus Schloss (511 KB)

Öffnungszeiten:
Mo. - Fr.
außer Mi.
08.00 - 12.00 Uhr
Do. 14.00 - 18.00 Uhr

Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Sprechzeiten der einzelnen Ämter und Dienststellen.
Wir haben gleitende Arbeitszeit. Sie erreichen uns telefonisch:

Mo. - Fr. 08.00 - 12.00 Uhr
Mo. - Mi. 14.00 - 16.00 Uhr
Do. 14.00 - 18.00 Uhr