Rechnungsstellung
Die Stadt Weinheim hat einen digitalen Rechnungseingang eingerichtet. Eingehende Rechnungen werden überwiegend automatisiert weitergeleitet und verarbeitet.
Um den Prozess weiter zu optimieren, stellt die Stadtverwaltung ihren Geschäftspartner*innen nachfolgende allgemeine Informationen zum Rechnungsversand sowie eine Übersicht
zur Handhabung der akzeptierten Rechnungsarten zur Verfügung.
Die Stadt Weinheim akzeptiert folgende drei Arten der Rechnungsstellung:
- PDF-Rechnungen
- Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)
- Papierrechnungen
Zentrales Rechnungspostfach
E-Mail-Adresse: rechnung@weinheim.de
Gültige Dateiformate für den Rechnungsversand an die obenstehende E-Mail-Adresse sind
PDF-Rechnungen und E-Rechnungen der Formate XRechnung und ZUGFeRD. Dazu sind
die nachfolgenden Ausführungen zu beachten.
PDF-Rechnung
Eingehende PDF-Rechnungen werden zentral vorbereitet und anschließend intern an die zuständigen Dienststellen weitergeleitet. Um eine reibungslose Bearbeitung zu gewährleisten, gelten für PDF-Rechnungen die an dieses zentrale Postfach gesendet werden folgende Anforderungen:
- Zulässiges Dateiformat: Es werden nur Anhänge im PDF-Format akzeptiert. Andere Formate werden abgewiesen. Wir empfehlen PDF/A-Format mit max. 15 MB Dateigröße.
- Dateibezeichnungen: Die Dateien für Rechnungen müssen im Dateinamen den Begriff „Rechnung“ enthalten. Weitere Unterlagen sind in separaten Dateien einzureichen die im Dateinamen den Begriff „Anlage“ enthalten müssen.
- E-Mail-Text: Wichtige Informationen gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Anhang, da nur die Anhänge für die elektronische Verarbeitung berücksichtigt werden. Der Text der E-Mail wird nicht weiterverarbeitet.
- Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht passwortgeschützt sein.
- Pflichtangaben: Die Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten.
- Keine anderweitige Korrespondenz: Bitte senden Sie keine Kundeninformationen oder sonstige Geschäftsschreiben an die oben genannte E-Mail-Adresse.
Jede Rechnung ist als separate E-Mail an das Zentrale Rechnungspostfach zu senden. Um Doppelungen zu vermeiden, senden Sie bitte jede Rechnung nur einmal an die Stadt Weinheim.
E-Rechnung
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist nicht mit eingescannten Rechnungen im PDF-Format vergleichbar. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten, elektronischen Format (z. B. XML) vorliegen. Dieses ermöglicht eine automatische und digitale Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche.
Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen, die nur eine visuelle, für Menschen lesbare Darstellung bieten, enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten. In Deutschland ist der Standard für diesen Datensatz die XRechnung. Unabhängig vom Rechnungsbetrag akzeptiert die Stadt Weinheim ausschließlich E-Rechnungen im Format XRechnung oder alternativ im ZUGFeRD-Format (aktuelle Version, Profil XRechnung).
Zustellung von E-Rechnungen
Über unser Zentrales Rechnungspostfach rechnung@weinheim.de
oder
über Service-BW
Elektronische Rechnungen können der Stadt Weinheim ebenfalls unter Angabe der Leitweg-ID über das Portal service-bw des Landes Baden-Württemberg zugestellt werden:
- Per Upload im Portal: www.service-bw.de
- Per E-Mail an: rechnung@service-bw.bwl.de
Leitweg-ID / Peppol-ID
Die Leitweg-ID ist eine 17-stellige Zeichenkombination. Diese stellt sicher, dass eingehende Rechnungen im zentralen Rechnungseingang schnell und eindeutig an die zuständigen Stellen in der Stadtverwaltung weitergeleitet werden. Hier ist als Rechnungsformat XRechnung oder EN16931 zu wählen. Im Nachstehenden sind die gültigen IDs der Stadt Weinheim zu finden.
Leitweg-ID:
08226096-A7271-16
Peppol-ID:
0204:08226096-A7271-16
Hinweise für ZUGFeRD-Rechnungen
Bei der Übermittlung von ZUGFeRD-Rechnungen ist darauf zu achten, dass der Standard der XRechnung in der aktuell gültigen Version eingehalten wird. ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung (aktuelle Version) müssen als XML-Datei erzeugt und über die entsprechenden Übertragungskanäle (z. B. ZRE, OZG-RE, Peppol) eingereicht werden.
Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung sowie häufig gestellte Fragen finden Sie auf der
FAQ-Seite von Service-BW.
Papier-Rechnung
Geschäftspartner*innen der Stadt Weinheim können weiterhin Rechnungen in Papierform einreichen. Eingehende Papierrechnungen werden im zentralen Posteingang verarbeitet und an die zuständigen Dienststellen weitergeleitet.
Trotz der Möglichkeit, weiterhin Papierrechnungen einzureichen, möchten wir auf die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung hinweisen. Mit der Nutzung von PDF-Rechnungen oder E-Rechnungen können Sie:
- Portokosten sparen
- Nachhaltiger handeln
- Kürzere Bearbeitungszeiten durch den Wegfall von Postlaufzeiten erreichen und eine schnellere interne Weiterleitung bei der Stadt Weinheim nutzen
Individuelle Referenznummer
Die Stadt Weinheim teilt den Geschäftspartnern*innen bei der Bestellung eine für die Organisationseinheiten individuelle Referenznummer mit. Sind mehrere Organisationseinheiten
Geschäftspartner*innen, so unterscheidet sich jeweils die Referenznummer. Bitte beachten Sie dies bei der Rechnungsstellung. Die Referenznummer beginnt mit WN gefolgt von einer Zahlenfolge und ist insgesamt achtstellig. Leer-/Satzzeichen beinhaltet diese nicht.
Folgendes Beispiel dient der Veranschaulichung (bitte nicht verwenden): WN123456
Rechnungsadressierung
Bitte adressieren Sie alle Rechnungen an die Stadt Weinheim wie folgt:
Stadt Weinheim
Zentraler Rechnungseingang
WNxxxxxx (Bitte fügen Sie hier Ihre individuelle vom Fachamt/Besteller*in mitgeteilte Referenznummer ein!)
Obertorstraße 9
69469 Weinheim